Asystentka Biura

Dzień dobry,

Aktualnie dla naszego klienta z branży rachunkowej poszukujemy osoby na stanowisko:

Asystentka Biura - umowa na zastępstwo z możliwością przedłużenia

Lokalizacja: Warszawa

Praca od kwietnia

Zakres obowiązków:

• Obsługa centrali telefonicznej (rozmowy przychodzące i wychodzące).


• Obsługa poczty (wchodzącej i wychodzącej), w tym kurierskiej (krajowej i zagranicznej).


• Skanowanie, zapisywanie i wysyłanie skanów faktur/dokumentów do księgowych, kancelarii prawnych, zarządców nieruchomości.


• Organizacja podróży, aktualizacja wspólnego kalendarza (OlFolders).


• Codzienny nadzór i weryfikacja sprawnego funkcjonowania urządzeń biurowych oraz czystości i porządku w biurze (kontakt i interwencje u firm obsługujących).


• Zamówienia biurowe po zatwierdzeniu przez kierownika biura.


• Obsługa sali konferencyjnej i gości.


• Prowadzenie, rozbudowa i aktualizacja bazy danych na serwerze wspólnym.


• Odbiór i dostarczenie dokumentów do urzędów skarbowych, banków, sądu.


• Organizacja i monitorowanie serwisu kopiarki i drukarek, (przygotowywanie wykazów brakujących tonerów oraz spisywanie ich zużycia), raportowanie o comiesięcznym zużyciu tonera i organizacja napraw.


• Sprawdzanie poprawności faktur za określone usługi dla biura.


• Wprowadzanie przelewów do bankowości elektronicznej (weryfikacja faktur i kontrahentów, uzyskanie akceptacji, weryfikacja realizacji płatności).


• Koordynacja niszczenia i usuwania dokumentów.


• Aktualizowanie listy klientów na lokalnej poczcie i recepcji budynkowej, stała współpraca pomiędzy recepcją budynkową a listonoszem.


• Organizacja archiwum Spółki, rejestracja i digitalizacja dokumentów klientów Spółki, współpraca z księgowymi przy organizacji General File klientów (wersja papierowa i elektroniczna).


• Inne prace zlecone przez Kierownika Biura.

Wymagania:

• Doświadczenie na stanowisku biurowym,organizacyjnym lub pokrewne.


• Wykształcenie wyższe.


• Język angielski na poziomie B2.


• Swobodna obsługa pakietu MS Office oraz urządzeń biurowych.


• Dobra organizacja pracy, wielozadaniowość.


• Komunikatywność.

Oferujemy:

• Umowę o pracę na zastępstwo (12 miesięcy, z możliwością przedłużenia)


• Wynagrodzenie na poziomie 6000-7000 brutto


• Pracę stacjonarną w biurze niedaleko galerii Westfield Mokotów


• Pakiet opieki medycznej (Luxmed)

Zainteresowane osoby zachęcam do wysłania CV na adres efilipiak@chronosconsulting.com