POZOSTALI PRACOWNICY OBSŁUGI BIUROWEJ

Pomoc w codziennej, rzetelnej organizacji pracy: 1. W Oddziale ds. Legalizacji Zatrudnienia Cudzoziemców, Oddziału ds. Legalizacji Pobytu Cudzoziemców, Oddziału ds. Legalizacji Pobytu Cudzoziemców: - przygotowanie, kompletowanie i sortowanie dokumentacji, - pomoc przy prawidłowej archiwizacji dokumentacji wytwarzanej w oddziale, - koordynacja obiegu dokumentacji, przygotowanie raportów, - wsparcie administracyjne oraz pomoc w przyjmowaniu interesantów, w tym udzielanie informacji bezpośredniej, - redagowanie prostych projektów pism i postanowień z zakresu zadań realizowanych w oddziale, - udział w innych, bieżących projektach realizowanych w oddziale. 2. W Oddziale Paszportów w Gdańsku: - opisywanie wniosków paszportowych, - udzielanie informacji paszportowej, - archiwizacja wniosków paszportowych, - pomoc w czynnościach administracyjnych. 3. W Oddziale ds. Obywatelstwa i Egzekucji Administracyjnych: - przygotowanie projektów pism i postanowień z zakresu zadań realizowanych w oddziale, - przygotowanie, kompletowanie i sortowanie dokumentacji, - pomoc przy prawidłowej archiwizacji dokumentacji wytwarzanej w oddziale, - koordynacja obiegu dokumentacji, przygotowanie raportów, - wsparcie administracyjne oraz pomoc w przyjmowaniu interesantów, - udział w innych, bieżących projektach realizowanych w oddziale. 4. W Oddziale Koordynacji Świadczeń Rodzinnych i Wychowawczych: - zapoznanie się z organizacją urzędu, wydziału oraz funkcjonowaniem administracji rządowej i samorządowej w ramach zadań związanych ze świadczeniami rodzinnymi i świadczeniami wychowawczymi, - pomoc w pracach administracyjno-biurowych, - archiwizacja dokumentacji wytworzonej w oddziale, - rozdzielanie poczty przychodzącej oraz wysyłka korespondencji, - przygotowanie, kompletowanie i sortowanie zawiadomień i postanowień, - staranne kompletowanie dokumentacji prowadzonych spraw, w tym także sporządzanie metryki sprawy oraz przygotowanie dokumentacji do archiwizacji, - koordynacja obiegu dokumentacji, przygotowywanie raportów, - wczytywanie wniosków oraz formularzy unijnych złożonych w formie elektronicznej w systemie SYGNITY, - wysyłka korespondencji elektronicznej w systemie SYGNITY do organów właściwych oraz wysyłka korespondencji w systemie EZD, - rejestrowanie wniosków w systemie EZD oraz SYGNITY. 5. W Kancelarii Ogólnej: - wsparcie administracyjnie oddziału, prace kancelaryjno-biurowe, - przyjmowanie korespondencji zwykłej i rejestrowanej oraz wprowadzanie jej do systemu EZD, a także przygotowanie do rozdziału na poszczególne wydziały zgodnie z kompetencjami, - pomoc przy archiwizacji dokumentów, - pomoc w obsłudze interesantów zgłaszających się do Kancelarii Ogólnej. 6. W Oddziale Odszkodowań za Nieruchomości: - obsługa urządzenia wielofunkcyjnego - drukowanie, kopiowanie, skanowanie dokumentów, - obsługa komputera, w tym systemu EZD, - przygotowywanie do wysyłki i wysyłka dokumentów, - przygotowywanie projektów pism wytwarzanych w toku prowadzonego postępowania administracyjnego, - analiza dokumentów wykorzystywanych przy prowadzeniu postępowań administracyjnych, - analiza operatów szacunkowych pod względem formalnoprawnym, - wyszukiwanie i analiza aktów prawnych, orzeczeń sądów administracyjnych, komentarzy do ustaw w systemie informacji prawnej SIP Legalis, - wypożyczanie i zwrot dokumentacji archiwalnej, - badanie ksiąg wieczystych prowadzonych dla nieruchomości objętych postępowaniami na portalu ms.gov.pl, - obliczanie terminów administracyjnych 7. W Oddziale Orzecznictwa: - obsługa urządzenia wielofunkcyjnego - drukowanie, kopiowanie, skanowanie dokumentów, - obsługa komputera, w tym systemu EZD, - przygotowywanie do wysyłki i wysyłka dokumentów, - przygotowywanie projektów pism wytwarzanych w toku prowadzonego postępowania administracyjnego, - analiza dokumentów wykorzystywanych przy prowadzeniu postępowań administracyjnych, - wyszukiwanie i analiza aktów prawnych, orzeczeń sądów administracyjnych, komentarzy do ustaw, w systemie informacji prawnej SIP Legalis, - wypożyczanie i zwrot dokumentacji archiwalnej, - przygotowanie dokumentów do archiwizacji, - badanie ksiąg wieczystych prowadzonych dla nieruchomości objętych postępowaniem na portalu ms.gov.pl, - obliczanie terminów administracyjnych, - przygotowywanie projektów zaświadczeń o prawomocności decyzj 8. W Oddziale ds. Obsługi Programu Maluch: - wprowadzanie danych beneficjentów programów realizowanych ze środków KPO, FERS oraz BP i FP do systemów, - weryfikacja oraz przygotowywanie dokumentów do umów, - pomoc przy weryfikacji ofert oraz oświadczeń o przyjęciu dofinansowania z programów Aktywne Place Zabaw 2025 oraz Dzienny opiekun 2025, - bezpośredni kontakt z beneficjentami, - weryfikacja monitoringów oraz ostatecznych rozliczeń beneficjentów, - weryfikacja okresu trwałości dla umów z programów Maluch+, - przygotowanie dyspozycji płatności środków europejskich, środków z budżetu państwa oraz z KPO, - prace biurowe i udział w innych, bieżących zadaniach realizowanych w oddziale. 9. W Oddziale Budownictwa Specjalnego: - prace administracyjno-biurowe oraz udział w bieżących zadaniach realizowanych w oddziale, - rozdzielanie poczty przychodzącej oraz wysyłka korespondencji, - redagowanie prostych projektów pism i postanowień z zakresu zadań realizowanych w oddziale, - pomoc przy obsłudze dokumentacji budowlanej (sprawdzanie elementów dokumentacji, stemplowanie dokumentacji), - zapoznanie się dokumentacją budowlaną oraz dotyczącą planowania i zagospodarowania przestrzennego, - przygotowanie, kompletowanie i sortowanie dokumentacji, - pomoc przy prawidłowej archiwizacji dokumentacji wytworzonej w oddziale. 10. W Oddziale Ratownictwa Medycznego: - przygotowywanie dokumentacji prowadzonej przez wydział do archiwizacji tj. zapisywanie metadanych plików, koszulek, spraw, rozwijanie skrótów w nazwach itp., - sporządzanie projektów opisów i notatek formalno-rachunkowych na dokumentach księgowych (fakturach, rachunkach itp.), - prace biurowe i udział w innych, bieżących zadaniach realizowanych w oddziale. 11. W Oddziale Geodezji i Kartografii: - obsługa kancelaryjno-biurowa Oddziału Geodezji i Kartografii, - archiwizacja dokumentacji wytworzonej w Oddziale, - przygotowanie zestawień statystycznych związanych z funkcjonowaniem oddziału, - projektowanie pozamerytorycznych pism urzędowych związanych z funkcjonowaniem oddziału, - projektowanie wniosków o szkolenia pracowników, zamawianie materiałów biurowych itp., - prace biurowe i udział w innych, bieżących zadaniach realizowanych w oddziale. 12. W Zespole ds. Orzekania o Niepełnosprawności: - zapoznanie się z organizacją urzędu, wydziału oraz funkcjonowaniem administracji rządowej i samorządowej w ramach zadań Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności, - wsparcie w pracach administracyjno-biurowych, - pomoc w obsłudze sekretariatu Wojewódzkiego Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawnościach, - prowadzenie baz danych i rejestrów niezbędnych do pracy zespołu, - przygotowanie korespondencji z Powiatowymi Zespołami do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności oraz z petentami zespołu, - obsługa posiedzeń składów orzekających, - prowadzenie statystyki w zakresie pracy zespołu, - pomoc w archiwizacji dokumentów. 13. W Oddziale Rolnictwa i Środowiska: - analizowanie dokumentacji, przygotowywanie pism oraz kontakt z klientami w sprawach związanych z utrzymaniem urządzeń melioracji wodnych w celu udzielenia spółkom wodnym dotacji z budżetu państwa na ich bieżącą działalność, - prowadzenie spraw związanych z pomocą finansową dla gospodarstw rolnych i działów specjalnych produkcji rolnej, poszkodowanych zdarzeniami klęskowymi, występującymi na terenach wiejskich w województwie, - udział w innych bieżących sprawach realizowanych w oddziale w zależności od aktualnych potrzeb tj. (wymagające kontaktu z klientem czy przygotowywania pism) w zakresie środowiska, rolnictwa, gospodarki wodnej i łowiectwa. 14. W Biurze Wojewody: - przygotowywanie prostych pism urzędowych, - kontakt z partnerami urzędu, organizacjami pozarządowymi, instytucjami, - wsparcie przy organizacji konferencji, wydarzeń kulturalnych, spotkań itp., - przygotowywanie informacji prasowych pod nadzorem rzecznika prasowego, - wykonywanie bieżących prac zleconych przez dyrektora biura wojewody.