SEKRETARKA WYDZIAŁU VI ORGANIZACYJNEGO BIURA SPRAW MIĘDZYNARODOWYCH KOMENDY GŁÓWNEJ STRAŻY GRANICZNEJ

Do głównych zadań osoby zatrudnionej na stanowisku sekretarki będzie należało:

- prowadzenie sekretariatu dyrektora Biura i jego zastępcy; prowadzenie kalendarza spotkań i dat istotnych wydarzeń dla kierownictwa Biura;
- realizacja zadań związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych przewidzianych dla sekretariatów, w tym: a) odbieranie przekazywanej przez kancelarię korespondencji w sprawach w systemie tradycyjnym oraz przyjmowanie korespondencji z innych komórek organizacyjnych, b) rejestrowanie w systemie
EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) korespondencji wpływającej bezpośrednio do komórki organizacyjnej, c) przekazywanie korespondencji kierownikowi komórki organizacyjnej do dekretacji, d) wykonywanie dekretacji zastępczej poprzez przeniesienie dekretacji wykonanej w systemie EZD na dokument w postaci nieelektronicznej,
e) przekazywanie zadekretowanej korespondencji, w sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym, właściwym osobom prowadzącym sprawy, f) przekazywanie do wysyłki pracownikom kancelarii zakopertowanej korespondencji przygotowanej przez prowadzących sprawy, g) zapewnienie ochrony dokumentów znajdujących się w pomieszczeniach sekretariatów albo punktów kancelaryjnych;
- obsługa skrzynki podawczej Biura na Platformie Usług Elektronicznych;
- obsługa skrzynki poczty elektronicznej Biura;
- odbieranie i łącznie rozmów telefonicznych z kierownictwem Biura;
- prowadzenie obsługi biurowej i recepcyjnej kierownictwa Biura;
- gospodarowanie przyznanym dla kierownictwa Biura limitem na wydatki reprezentacyjne oraz dokonywanie z niego zakupów i rozliczanie otrzymanych faktur i rachunków;
- prowadzenie ewidencji wyposażenia sekretariatu, dbanie o powierzone mienie oraz dokonywanie uzupełnienia wyposażenia sekretariatu;
- kierowanie ruchem interesantów zgłaszających się do kierownictwa Biura;
- wypisywanie oraz ewidencjonowanie delegacji służbowych funkcjonariuszy i pracowników Biura;
- prowadzenie grafiku wykorzystania samochodu służbowego będącego w dyspozycji Biura;
- ponadto udział w szkoleniach, wykonywanie innych zadań i czynności służbowych, wynikających z zakresu działania Biura Spraw Międzynarodowych KGSG i Wydziału VI Organizacyjnego BSM KGSG, zleconych przez bezpośredniego przełożonego oraz kierownictwo Biura.